Kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới bắt đầu

Trong bài viết sau, Bluecons xin gửi tới bạn những kinh nghiệm mà những người mới bắt đầu cần biết để mở quán cafe. Hy vọng những chia sẻ dưới đây sẽ là thông tin hữu ích dành cho bạn.

1. Nghiên cứu thị trường khi mở quán cafe

Trước khi bắt tay vào bất kỳ hoạt động triển khai nào, bạn cần phải hiểu rõ: Đối tượng khách hàng và nhu cầu của thị trường.

Dưới đây là một vài câu hỏi bạn cần trả lời để có đủ thông tin về thị trường:

• Đối tượng khách hàng trọng tâm của bạn là ai? (Thông tin đầy đủ về giới tính, độ tuổi, sở thích, thu nhập).
• Phong cách quán cafe đang được đối tượng khách hàng trọng tâm của bạn quan tâm là gì?
• Địa điểm nào mà đối tượng khách hàng trọng tâm của bạn thường xuyên lui tới?
• Các loại đồ uống đang được đối tượng khách hàng trọng tâm yêu thích là gì? Họ có dùng kèm đồ ăn khi thưởng thức đồ uống hay không?

Tựu trung lại, bạn cần phải có triển khai bước nghiên cứu thị trường trước khi thực sự triển khai bất kỳ công việc thực chiến nào. Việc nghiên cứu thị trường có thể thực hiện bằng nhiều cách: Qua khảo sát (survey), qua phỏng vấn trực tiếp (interview) hoặc qua quan sát đối thủ cạnh tranh (observe).

Số mẫu nghiên cứu phải đủ lớn để kết quả trả về có nghĩa và có tính xác thực. Bạn có thể sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu như Google Form, Survey Monkey hay Gizmo Survey. Đây đều là những công cụ uy tín và tiện lợi trong việc nghiên cứu thị trường và thu thập mẫu research.

2. Lập kế hoạch kinh doanh

Bước tiếp theo bạn cần thực hiện khi khởi đầu hoạt động kinh doanh quán cafe của mình đó chính là: Thiết lập kế hoạch. Những khía cạnh bạn cần quan tâm bao gồm:

• Các chi phí để mở tiệm cà phê.
• Xác định mô hình, ý tưởng thiết kế quán cafe.
• Tìm nguồn vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh.

Cụ thể các yếu tố trên sẽ được trình bày cụ thể trong phần sau của bài viết.

Chi phí mở tiệm cà phê

Với một quán cafe, những khoảng chi phí bạn cần phải bỏ ra tại thời điểm ban đầu bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu và máy móc pha chế: Quán cafe thì chắc chắn không thể thiếu nguyên liệu là cà phê và những thiết bị hỗ trợ việc pha chế. Cụ thể, những máy móc bạn cần trang bị cho cửa hàng của mình gồm: Cà phê (dạng hạt thô hoặc đã xay thành bột); máy xay, pha cafe; máy ép sinh tố; tủ đựng đồ; chén muỗng… Tổng chi phí cho hạng mục này thường rơi vào khoảng 60 – 70 triệu cho 1 tiệm cà phê.
• Chi phí nội thất: Nội thất bạn cần trang bị cho tiệm cà phê của mình bao gồm: Bàn ghế, đèn, quạt, máy lạnh, đồ trang trí… Ngân sách cho hạng mục này sẽ tùy thuộc vào phong cách thiết kế mà bạn lựa chọn cho tiệm cà phê của doanh nghiệp mình. Chúng tôi ước tính, bạn sẽ phải chi khoảng từ 20 – 30 triệu cho phần nội thất của quán.
• Chi phí mặt bằng: Rõ ràng, mặt tiền của quán cafe phải được đặt ở vị trí đông đúc, có nhiều người qua lại. Tuy vậy, không phải ai trong chúng ta cũng sở hữu sẵn không gian thuận lợi để kinh doanh quán cafe nước giải khát. Vì lẽ đó, chi phí mặt bằng là một trong những khoản không thể không tính đến khi bắt đầu hoạt động khởi nghiệp. Tùy vào địa điểm bạn lựa chọn mà khoản chi phí này có thể cao hoặc thấp hơn 10 triệu đồng/tháng.
• Chi phí nhân công: Quán cafe chắc chắn phải có người phục vụ, người pha chế và quản lý. Với những tiệm cà phê có quy mô nhỏ, thu ngân, người pha chế và người phục vụ có thể là một, đồng thời không cần phải có sự hiện diện của quản lý. Với quán cafe lớn hơn, những nhân sự trên bắt buộc phải có để đảm bảo tính ổn định về hoạt động. Ước tính, chi phí cho khoản chi phí này sẽ rơi vào khoảng 30 – 50 triệu đồng/tháng.
• Các khoản chi phí khác: Ngoài ra, để mở quán cafe, bạn cần phải chi những loại chi phí khác như: Điện, nước, phí sửa sang và thiết kế quán cafe, phí Marketing và quảng cáo, phí đăng ký kinh doanh…

Tổng kết, các loại chi phí bạn cần phải quan tâm khi bắt đầu hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Nguyên liệu, dụng cụ pha chế: 60 – 70 triệu đồng
• Nội thất: 20 – 30 triệu đồng
• Mặt bằng và thiết kế lại quán: 50 – 60 triệu đồng
• Nhân công: 30 – 50 triệu đồng
• Chi phí khác: 20 triệu đồng
• Tổng chi phí ban đầu: 180 – 230 triệu đồng

Như vậy, chi phí ban đầu bạn cần phải bỏ ra để đầu tư cho quán cà phê sẽ rơi vào khoảng từ 150 đến 250 triệu đồng.

Lưu ý: Chi phí trên đây chỉ mang tính ước lượng. Trên thực tế, các khoản chi phí có thể thấp hơn hoặc cao hơn con số nêu trên tùy thuộc vào quy mô và diện tích của quán cafe.

Tìm ý tưởng, mô hình cho quán cafe

Muốn tiệm cà phê của mình trở nên nổi bật và khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, bạn cần phải tự mình tìm mô hình, ý tưởng thiết kế cho “đứa con tinh thần”. Dưới đây là một vài phong cách để bạn có thể cân nhắc lựa chọn:

• Phong cách Vintage, Retro: Trong những năm gần đây, các bạn trẻ có xu hướng lựa chọn các không gian mang phong cách cổ điển làm nơi tụ hội với bạn bè. Không chỉ với giới trẻ, quán cafe Vintage, Retro cũng khơi gợi cho đối tượng khách hàng lớn tuổi hơn cảm giác hoài niệm và hồi tưởng về những ký ức tươi đẹp. Tìm hiểu thêm qua bài viết: “Thiết kế quán cafe phong cách cổ điển“.
• Phong cách hiện đại: Những quán cafe đi theo phong cách hiện đại, tối giản thu hút sự chú ý của khách hàng bởi sự sang trọng. Thậm chí, những tiệm cà phê kiểu futuristic còn tạo cho người nhìn cảm giác tân thời, đi trước thời đại. Cụ thể, phong cách thiết kế bạn có thể lựa chọn bao gồm: Minimalist (tối giản), futuristic (hướng tương lai), monochrome (đơn sắc)…
• Phong cách sân vườn: Sân vườn là chốn tìm về của nhiều người giữa sự xô bồ, ồn ào của đời sống đô thị. Đó là lý do vì sao phong cách sân vườn, tiệm cà phê thiên nhiên lại trở thành xu hướng thiết kế quán cafe thời gian gần đây. Biến thể của phong cách này là phong cách miệt vườn, một dạng cafe sân vườn theo lối kiến trúc dân dã, truyền thống.
• Phong cách theo nền văn hóa cụ thể: Ngoài ra, bạn có thể biến tấu quán cafe của mình theo các nền văn hóa cụ thể, như Nhật Bản (điển hình với những đặc điểm như hồ cá Koi, đá nhỏ, ghế ngồi bệt), Hồng Kông (đèn neon, sàn gạch đá hoa), Hàn Quốc (phong cách workshop, phong cách minimalist…), Trung Quốc (phong cách cổ điển truyền thống)…

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc lựa chọn các phong cách thiết kế khác như: Phong cách tiền chế khung thép, phong cách Industrial, phong cách take away cho không gian nhỏ, phong cách kết hợp…

Tìm nguồn vốn đầu tư mở quán cafe

Có đủ tiền để chi tiêu cho khoản chi ban đầu, bạn cần phải tìm nguồn vốn cho hoạt động đầu tư. Có nhiều nguồn khác nhau để bạn huy động vốn gồm: Vốn tự có (từ các khoản tiết kiệm của bạn), vốn từ người thân, bạn bè và vốn vay ngân hàng.

Tùy vào chi phí ước tính ban đầu mà bạn có thể quyết định huy động vốn từ một hoặc nhiều nguồn khác nhau. Khi sử dụng nguồn vốn đi vay, bạn cần cân nhắc lãi suất và thời gian đến hạn trả nợ.

3. Tìm mặt bằng mở quán cafe

Sau khi lập các kế hoạch cần thiết cho hoạt động kinh doanh quán cafe, đã đến lúc bạn phải tìm hiểu và lựa chọn địa điểm cho “đứa con tinh thần” của mình.

Tiệm cà phê cần được đặt tại vị trí có đông dân cư (cụ thể hơn là nơi cư ngụ của số lượng lớn khách hàng mục tiêu của bạn), thuận tiện trong việc đi lại, có vị trí thông thoáng, có khu vực để xe, mặt tiền không bị chắn tầm nhìn… Tất cả đều nhằm mục đích giúp khách hàng dễ dàng nhận diện cửa hàng của bạn để lựa chọn làm nơi dừng chân thư giãn.

Diện tích của quán cafe có thể lớn hoặc nhỏ. Tuy vậy, không vì mặt bằng của nơi bạn kinh doanh quá hẹp mà bạn vội đánh giá rằng nơi này không có nhiều tiềm năng để phát triển. Có khá nhiều mô hình cafe phù hợp với những quán có diện tích nhỏ hẹp như cafe take away (cafe mang đi), cafe phong cách đơn giản, cafe bình dân…

Với tiệm cà phê có diện tích rộng, bạn có thể triển khai mọi ý tưởng kinh doanh theo đúng ý của mình. Những phong cách thiết kế phù hợp trong trường hợp này bao gồm: cafe sân vườn, cafe industrial, cafe khung thép…

>>> Khám phá thêm: Các mẫu thiết kế cho quán cafe nhỏ

4. Triển khai kế hoạch mở quán cafe

Kế hoạch kinh doanh đã xong xuôi, giờ là lúc bạn bắt tay triển khai các công việc cần thiết để hiện thực hóa ý tưởng của mình.

Đăng ký thủ tục kinh doanh tiệm

Dù là mô hình cafe cóc, cafe mang đi chỉ với diện tích 30m2 hay 80m2 hay những chuỗi cafe với số lượng lớn trên cả nước, việc đăng ký giấy phép kinh doanh với cơ quan nhà nước là điều bắt buộc phải thực hiện.

Việc đăng ký kinh doanh giúp bạn nhận được sự bảo vệ khi doanh nghiệp gặp tranh chấp, kiện tụng; là một việc làm đúng đắn để tuân thủ luật pháp và thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với cộng đồng.

Với những quán cafe nhỏ, loại hình kinh doanh phù hợp là doanh nghiệp tư nhân hoặc hộ kinh doanh. Với quy mô lớn hơn, bạn cân nhắc đăng ký cho doanh nghiệp của mình loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hoặc công ty cổ phần.

Bạn đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi đặt quán cafe. Lệ phí đăng ký kinh doanh là 200.000đ/lần.

Tìm nhà thiết kế, thi công quán cafe

Bạn cần một nhà tư vấn chuyên nghiệp cho việc thiết kế và thi công nội thất cho quán cafe. Những ý tưởng độc đáo của bạn vào thời điểm ban đầu sau khi nhận được sự tư vấn và chỉnh sửa từ nhà thầu sẽ trở nên hoàn thiện và chỉnh chu hơn rất nhiều.

Bởi những điều trên, việc tìm được một nhà thiết kế, thi công xây dựng uy tín, chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Bluecons tự hào là đơn vị có kinh nghiệm trên 10 năm trong lĩnh vực thiết kế nội thất. Đội ngũ thiết kế, kiến trúc sư của chúng tôi đều là những chuyên viên giàu kinh nghiệm, có độ cẩn trọng, tỉ mỉ cao mà luôn hết mình trong công việc.

Nếu có nhu cầu tư vấn về thiết kế và thi công quán cafe, bạn có thể liên hệ Bluecons theo địa chỉ và số điện thoại dưới đây:

• Địa chỉ: 1264/11 Lê Đức Thọ, Phường 13, Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh.
• Điện thoại: 0932 132 828 – 0906 157 879 (Mr. Việt)
• Email: Blueconsvn@gmail.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/bluecons/

Tìm nguồn cung ứng nguyên liệu pha chế

Nguồn cung nguyên liệu cần phải đảm bảo được 3 yếu tố: Dồi dào, chất lượng và giá thành phải chăng.

Sự dồi dào đảm bảo tiệm cà phê có sẵn nguồn cung khi quy mô kinh doanh mở rộng. Nguồn cung chất lượng là yếu tố tất yếu để thu hút khách hàng dùng nước tại quán. Giá thành phải chăng giúp doanh nghiệp cân đối thu chi và đảm bảo “tồn tại” trong khoảng thời gian mới bắt đầu.

Việc lựa chọn nhà cung ứng có thể gặp nhiều khó khăn trong thời điểm ban đầu. Nếu đang phân vân không biết lựa chọn doanh nghiệp nào, bạn có thể cân nhắc lựa chọn một số nhà cung cấp cà phê có tiếng như 90s Coffee, Nguyên Chất Coffee, Sơn Việt Coffee…

Thiết kế menu

Menu của quán cafe nên thể hiện rõ phong cách của quán. Mọi thứ cần phải được bạn cân nhắc, từ các lựa chọn đồ uống, món ăn (nếu có) cho đến phong cách thiết kế của tờ menu (như màu sắc, font chữ, nội dung thông tin, hình ảnh) và cuối cùng là giá niêm yết trên menu. Tất nhiên những nội dung kể trên cần căn cứ theo sở thích của đối tượng khách hàng trọng tâm mà bạn đã tìm hiểu trong bước “nghiên cứu thị trường”.

Một khía cạnh khác khi thiết kế menu: Bạn nên xác định những đồ uống “tủ” của quán. Những món này thường đáp ứng 1 trong các tiêu chí: Đồ uống ngon nhất tại quán, đồ uống được khách chọn nhiều nhất, đồ uống chỉ có tại quán (mà không có ở nơi nào khác).

Số lượng đồ uống trong menu không nên quá nhiều. Bạn chỉ cần giới hạn số lượng từ 10 – 12 loại đồ uống là đủ trong mọi trường hợp.

Lựa chọn nhân lực

Nhân lực được coi là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, hoạt động kinh doanh quán cà phê không phải là ngoại lệ.

Tất nhiên, việc thuê nhân viên dày dặn kinh nghiệm là điều ai cũng muốn, trong đó có cả bạn. Nhưng với một tiệm cafe mới mở, điều này không hề đơn giản. Ngoài ra, nhân viên có kinh nghiệm thường yêu cầu được trả mức lương cao tương xứng.

Bạn nên chú ý: Kỹ năng và kinh nghiệm là thứ có thể được rèn luyện. Thứ quan trọng mà bất kỳ người nhân viên mới nào cần có là: Người truyền kinh nghiệm có kỹ năng và phương pháp đào tạo đúng đắn.

Chính vì vậy, Bluecons khuyên bạn nên lựa chọn nguồn nhân lực theo hướng như sau: Tuyển từ 1 – 2 nhân lực có kinh nghiệm, xây dựng hệ thống đào tạo bài bản, còn lại tuyển nhân lực trẻ, chưa có kinh nghiệm nhưng có khả năng học hỏi và hoàn thiện bản thân.

Hoạt động tiếp thị, Marketing

Sau khoảng thời gian khai trương, đây là lúc bạn cần đẩy mạnh hoạt động tiếp thị (Marketing) cho quán cafe của mình.

Trong kỷ nguyên 4.0 ngày nay, nền tảng mạng xã hội có thể là “điểm chạm” lý tưởng giữa doanh nghiệp của bạn với khách hàng. Có một số khía cạnh bạn cần quan tâm:

• Bên cạnh Facebook, Instagram nên là nền tảng bạn quan tâm khi thực hiện hoạt động tiếp thị cho doanh nghiệp. Ai mà chẳng không thích hình ảnh quán cafe “sang chảnh”, ly nước mát lạnh trong những ngày oi nóng kia chứ?
• Đảm bảo cửa tiệm của bạn đã được niêm yết trên Google Maps. Điều này giúp kết quả tìm kiếm liên quan tới tiệm cà phê của bạn xuất hiện trên các từ khóa liên quan tới địa phương (kiểu “quán cafe tại TPHCM” hoặc “quán cafe quận 1” chẳng hạn).
• Đừng quên tạo lập một website cho quán để thể hiện tính chuyên nghiệp và tăng độ nhận diện thương hiệu.
• Thường xuyên cập nhật menu, hình ảnh về quán cafe. Nhanh chóng phản hồi mỗi khi nhận được review từ khách hàng.
• Tận dụng các nền tảng như Foody để tăng nhận diện thương hiệu, Grab, Beamin để phát triển hoạt động giao hàng tận nơi cho khách.

Sau tất cả những bước trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin mở quán cafe của riêng mình và biến ước mơ của bản thân bạn trở thành hiện thực. Nhưng điều đó vẫn chưa phải là đích đến. Quan trọng hơn, bạn cần phải duy trì hoạt động và phát triển mô hình kinh doanh của quán.

Bạn hãy coi việc mở thành công quán cafe là bước đầu của một quá trình. Chúc bạn thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi bài viết!